Éviter les impayés et recouvrer vos créances
En cette période de crise la gestion financière de l’entreprise peut vite devenir problématique, avec des retards de paiement des clients, la difficulté à gérer sa trésorerie, des délais de paiements et remboursements retardés : cela peut vite devenir source de problèmes financiers pour l’entreprise et causé énormément d’inquiétude aux chefs d’entreprise avec comme peur principale la faillite.
L’entreprise doit donc apprendre à bien gérer sa trésorerie en temps de crise et anticiper les impayés des clients. Pour cela l’entreprise doit prévenir les risques d’impayés et adopter les bons réflexes face à eux.
I – Prévenir les risques d’impayés
La solvabilité de l’entreprise
Au commencement, il convient de sélectionner rigoureusement les nouveaux clients. Cette analyse permet d’établir un niveau de risque du client pour avoir une idée de sa solvabilité. Avant toute signature demandez donc au futur client ses bilans, résultats et plans prévisionnels pour vérifier que l’entreprise de votre client est rentable : il ne faut pas que ses dettes soient supérieures au niveau des fonds propres.
Le Registre du Commerce et des Sociétés : pour trouver des informations vous pouvez en parallèle consulter les sources d’informations officielles comme le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il vous faut avoir un maximum d’information sur le client. Vous pouvez y avoir accès par internet, moyennant paiement, pour obtenir les informations administratives et comptables de l’entreprise. Vous pourrez alors consulter son extrait Kbis, ses comptes annuels, l’historique des dépôts de ses actes au RCS et son état d’endettement.
Autres sources de renseignements : il est important de ne pas négliger aucune source d’information pour s’assurer de la solvabilité de son client et éviter ainsi les impayés. Vous pouvez vous adresser à votre banque qui dispose d’outils informatifs comme l’accès à la cotation de la Banque de France.
Vous pouvez également mener une enquête de proximité, en questionnant vos employés, des partenaires de confiances que vous aurez en commun, peut-être obtiendrez vous des informations précieuses sur votre futur client.
Il existe d’ailleurs des entreprises spécialisées dans l’information économique et le recouvrement de créances qui pourront compléter vos recherches grâces aux informations émanant des greffes des tribunaux de commerce. Ces entreprises de credit scoring permettent d’obtenir des renseignements sur la santé financière de l’entreprise.
Les documents commerciaux
Bien que les défauts de paiement soient souvent liés aux difficultés financières du client, ils peuvent également être la suite d’un désaccord entre vous et le client : il faut alors éviter ses désaccords en utilisant des documents commerciaux adaptés, sans rien omettre.
Un devis signé entre vous et le client permet de démontrer en cas de litige l’accord passé entre vous et votre client sur la prestation. Le devis peut faire figurer les conditions générales de ventes et toutes autres informations utiles comme les indemnités de retard. Ces indemnités compensatoires vont vous permettre de prévenir d’éventuels problèmes de trésorerie.
II – Le recouvrement des créances
Bien que la prévention des impayés soient importantes et permettent d’en limiter le nombre, toutes entreprises peuvent y être confrontées. Dans ce cas là il est important de savoir se montrer ferme et de refuser dès lors d’honorer d’autres commandes du client jusqu’au paiement de ses anciennes factures. Cela évitera à votre entreprise de se retrouver avec une multitude d’impayés.
La négociation amiable
Avant de se lancer dans un recouvrement de créances, il est important d’essayer d’obtenir un accord à l’amiable. Pour cela il vous faudra identifier l’élément de blocage pour essayer de trouver une solution pour vous et votre client. Le problème peut être lié à des difficultés financières, à un malentendu, un litige sur la prestation, etc.
Si vous arrivez à identifier le blocage, il sera alors possible de définir des propositions de règlement amiables pour le résoudre. Il faut que cette solution reste satisfaisante pour vous. Il sera alors possible d’accorder un délai supplémentaire pour le paiement, de réduire le coût, de modifier sa prestation, etc.
La phase Judiciaire
Si la négociation amiable échoue, si le client refuse de payer et coupe court à toute négociation, vous serez alors contraint de faire intervenir la juste afin d’obtenir le recouvrement des sommes dues, surtout lorsque le montant de la facture est important.
Cette procédure est rapide permet d’obtenir une ordonnance en 4 semaines. Si vous choisissez le recouvrement des créances, il vous faudra alors contacter le tribunal de commerce pour qu’il rende une ordonnance d’injonction de payer. Vous disposerez alors de six mois pour la faire signer au client par un huissier. Une fois que la signature obtenue, le client disposera d’un mois pour faire opposition à l’ordonnance et s’il ne le fait pas il devra en cas de capacité rembourser sa dette.
En cas d’opposition, les deux parties sont convoquées à une audience devant un Juge pour présenter leurs arguments et peuvent se faire représenter par un avocat.
À titre informatif, il vous faudra compter une trentaine d’euros pour les frais de greffe et fournir les documents suivants :
La Requête en injonction de payer (possibilité de la faire en ligne)
La mise en demeure avec son accusé de réception
La facture impayée certifiée conforme par le créancier
La preuve de la validité de la créance (Contrat / Bon de commande / Devis signé, ou l’échange attestant de la validité de la créance
Le recouvrement de créances en période de COVID-19
Toute action en recouvrement de créances qui serait prescrite à une date comprise entre le 12 mars et un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire peut être introduire devant les tribunaux jusqu’à deux mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire. De plus le point de départ des intérêts moratoires est reporté jusqu’à la fin de l’état d’urgence.
Si votre entreprise rencontre des difficultés de trésorerie pendant cette période de crise, il est possible d’obtenir un Prêt Garanti par l’État pour aider sa trésorerie. Que faire en cas de refus ? nous invitons à lire cet article : Prêt Garanti par l’État refusé… que faire ? .